Många mindre företag vänder sig till oss för råd kring nya kundgrupper och affärsmöjligheter. Ett område de ofta missar, är offentlig upphandling, där kommuner och myndigheter varje år gör inköp för enorma belopp. Här finns en chans till stabila, långsiktiga affärer – men det gäller att förstå systemet och hur du bygger konkurrenskraftiga anbud.
Nyckeln bakom offentlig upphandling
Offentlig upphandling innebär att statliga och kommunala verksamheter, till exempel Faluns kommun, annonserar sina behov och bjuder in företag att lämna anbud på varor eller tjänster. Alla ska behandlas lika och konkurrensen vara öppen – och det är ofta flexibla, mindre företag som snabbast möter förändrade krav och vinner avtal.
Ett anonymiserat kundexempel: Ett företag inom konsulttjänster deltog första gången i en lokal upphandling, och med hjälp av tydlig kvalitetsstyrning och effektiva arbetsrutiner fick de sitt första större kontrakt med kommunen. Affären gav dem ett nytt kontaktnät och stabilare kassaflöde över flera år.
Så gör du för att delta
För att lyckas med offentlig upphandling behöver du förstå processen:
- Offentlig aktör tar fram upphandlingsunderlag och publicerar detta i databaser som Visma Opic, där du enkelt kan skapa bevakningar och bli tipsad om aktuella möjligheter.
- Företag granskar underlag och lämnar sitt anbud. Störst tyngd läggs på att uppfylla alla obligatoriska krav.
- Myndigheten utvärderar anbud utifrån pris, kvalitet och leveransförmåga. Personal och referenser spelar ofta stor roll.
- Vinnande företag meddelas och avtal tecknas, ofta för 1–3 år i taget.
Vi har sett många mindre aktörer börja med mindre direktupphandlingar, som gäller belopp under ett visst värde. En kund inom bygg fick sin första offentliga order genom att systematiskt följa upp direktupphandlingar. Den erfarenheten gjorde senare större uppdrag möjliga.
Vår checklista för ett framgångsrikt anbud
För att undvika vanliga fallgropar rekommenderar vi att du:
- Säkerställer att du uppfyller alla krav – även de små detaljerna är viktiga
- Håller koll på deadlines – sent inlämnat anbud blir sällan godkänt
- Bifogar rätt handlingar och intyg, så att allt är komplett
- Informerar dina referenser – ofta ringer upphandlaren och gör koll
- Undertecknar anbudet med behörig firmatecknare
Med vår erfarenhet har företag som har ordning på dokument, en tydlig kvalitetspolicy och informerade referenser störst chans att lyckas. Är du osäker på hur processen går till, eller vill ha hjälp med din första upphandling? Kontakta oss via vårt kontaktformulär – vi hjälper dig att ta första steget!
Viktiga principer i offentlig upphandling
Fem grundprinciper styr all offentlig upphandling: likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Det finns trygghet i att processen bygger på rättvisa och förutsägbarhet, och att mindre företag ges samma chans som större aktörer.
Kundfråga vi ofta får: “Kan man förhandla om priset efter att anbudet lämnats?” Nej, sällan – det gäller att vara tydlig och komplett redan i första steget.
Praktiska tips från oss
- Starta med upphandlingar som ligger nära det du redan erbjuder, och sätt upp bevakningar på passande plattformar.
- Informera dina referenser i förväg så de är redo när kommunen hör av sig.
- Ha ordning på papper och bilagor – slarv har lett till att många förlorat kontrakt.
- Använd vår rådgivning om du vill veta hur du bäst dokumenterar och strukturerar ditt anbud.
En kund inom transport berättade hur viktig rutinen med förinformerade referenser var – det gjorde hela skillnaden när kommunen skulle utvärdera deras första anbud.
Behöver du råd kring offentlig upphandling, eller vill du ha stöd inför din första anbudsgivning? Vi finns tillgängliga och hjälper gärna till med både strategi, dokumentation och kvalitetssäkring – utan att det känns krångligt eller tidskrävande.
