Som företagare stöter du förr eller senare på en rad olika nummer och koder som är nödvändiga för att driva verksamhet. Momsregistreringsnummer, VAT-nummer och IBAN är tre av de vanligaste, och de fyller helt olika funktioner. Medan de två första handlar om moms och skatteidentifikation, används IBAN för internationella banktransaktioner. I den här guiden reder vi ut vad dessa nummer innebär, hur du hittar dina egna och när du behöver använda dem.
Vad är momsregistreringsnummer?
Ett momsregistreringsnummer är det nummer som identifierar ditt företag som momsregistrerat hos Skatteverket. Numret behövs för att du ska kunna debitera och redovisa moms, och det ska anges på alla fakturor du skickar. Utan ett giltigt momsregistreringsnummer får du inte ta ut moms av dina kunder.
För svenska företag byggs momsregistreringsnumret upp av landskoden SE följt av organisationsnumret eller personnumret, plus två kontrollsiffror (vanligtvis 01). Det är viktigt att numret skrivs utan bindestreck, mellanslag eller punkter.
Vad är momsregistreringsnummer i praktiken? Det är helt enkelt Skatteverkets sätt att koppla din momsredovisning till rätt företag. Varje gång du lämnar in en momsdeklaration används detta nummer för att identifiera din verksamhet.
Momsregistreringsnummer för olika företagsformer
Strukturen på momsregistreringsnumret varierar beroende på vilken företagsform du har. För ett momsregistreringsnummer aktiebolag används organisationsnumret som bas. Om ditt aktiebolag har organisationsnummer 556123-4567 blir momsregistreringsnumret SE556123456701.
För momsregistreringsnummer enskild firma används istället personnumret. Om du som enskild näringsidkare har personnummer 850615-1234 blir ditt momsregistreringsnummer SE850615123401. Samma princip gäller – inga bindestreck eller mellanslag.
Handelsbolag och andra företagsformer följer samma mönster med organisationsnumret som grund. Den gemensamma nämnaren är alltid landskoden SE i början och kontrollsiffrorna 01 i slutet.
Vad är mitt momsregistreringsnummer?
En vanlig fråga är vad är mitt momsregistreringsnummer och var hittar jag det? Det enklaste sättet är att logga in på Skatteverkets e-tjänster där du kan se alla uppgifter om din momsregistrering. Du kan också hitta numret på det beslut du fick när du registrerade dig för moms.
Om du behöver kontrollera en annan parts momsregistreringsnummer finns EU:s VIES-tjänst där du kan verifiera VAT-nummer inom hela unionen. Detta är särskilt viktigt vid handel med andra EU-länder för att säkerställa att din motpart verkligen är momsregistrerad.
Har du inte registrerat dig för moms ännu? Det gör du via Skatteverkets blankett eller e-tjänst. Registreringen är obligatorisk om din omsättning överstiger 80 000 kronor per år eller om du bedriver viss typ av verksamhet.
Vad är VAT-nummer?
Nu till frågan vad är VAT-nummer? Svaret är enkelt: VAT-nummer och momsregistreringsnummer är samma sak. VAT står för Value Added Tax, vilket är den engelska termen för mervärdesskatt, alltså moms. I internationella sammanhang används oftast benämningen VAT-nummer, medan vi i Sverige säger momsregistreringsnummer.
Varje EU-land har sitt eget format för VAT-nummer. Svenska nummer börjar alltid med SE, tyska med DE, finska med FI och så vidare. Vid handel mellan EU-länder är det avgörande att båda parter har giltiga VAT-nummer för att momsen ska hanteras korrekt.
Vid så kallad omvänd skattskyldighet, där köparen istället för säljaren redovisar momsen, måste båda parters VAT-nummer anges på fakturan. Felaktiga eller saknade nummer kan leda till problem med momsredovisningen och i värsta fall skattetillägg.
IBAN – det internationella kontonumret
Vad är IBAN då? IBAN står för International Bank Account Number och är ett standardiserat format för bankkontonummer som används vid internationella betalningar. Till skillnad från momsregistreringsnumret har IBAN inget med skatt att göra utan handlar uteslutande om att identifiera rätt bankkonto vid gränsöverskridande transaktioner.
Ett svenskt IBAN-nummer består av 24 tecken och börjar alltid med SE. Därefter följer två kontrollsiffror, en tresiffrig bankkod och slutligen själva kontonumret. Strukturen ser ut så här: SE + kontrollsiffror + bankkod + kontonummer.
Inom Sverige används vanligtvis clearingnummer och kontonummer för betalningar, men så fort du ska ta emot eller skicka pengar till och från utlandet behöver du IBAN. Sedan 2007 är det obligatoriskt att använda IBAN för alla gränsöverskridande betalningar i euro inom EU och EES.
Vad är BIC-nummer?
I samband med IBAN stöter du ofta på ytterligare en kod: BIC. Vad är BIC-nummer? BIC står för Bank Identifier Code och är en internationell kod som identifierar vilken bank kontot tillhör. Koden kallas ibland även SWIFT-kod efter det nätverk som administrerar systemet.
BIC-koden består av åtta eller elva tecken och behövs tillsammans med IBAN för att genomföra internationella betalningar. De första fyra tecknen anger banken, de följande två anger landet och resten specificerar bankkontor.
För att hitta din banks BIC-kod kan du kontakta din bank direkt eller söka på deras hemsida. De flesta internetbanker visar både IBAN och BIC under kontoinformation. Swedbanks BIC-kod är exempelvis SWEDSESS, medan Handelsbankens är HANDSESS.
Så hittar du dina nummer
Att samla alla dessa nummer kan kännas överväldigande, men det finns enkla vägar att hitta dem. För momsregistreringsnumret loggar du in på Skatteverkets e-tjänster eller tittar på tidigare fakturor du skickat. Numret ska finnas med på alla dina utgående fakturor enligt lag.
IBAN och BIC hittar du enklast genom att logga in på din internetbank. Under kontoinformation eller kontoinställningar finns vanligtvis en sektion för internationella betalningar där båda koderna visas. Du kan också ringa din bank och be om uppgifterna.
Det kan vara praktiskt att samla alla dessa nummer på ett ställe, exempelvis i ett dokument eller i ditt bokföringssystem. När du sedan får förfrågningar från leverantörer eller kunder har du informationen nära till hands.
När används de olika numren?
Momsregistreringsnumret ska alltid anges på fakturor du skickar, oavsett om kunden är svensk eller utländsk. Vid försäljning till andra EU-länder är det extra viktigt eftersom köparens VAT-nummer också ska framgå för att momsbefrielse ska kunna tillämpas.
IBAN och BIC behövs när du ska ta emot betalningar från utlandet eller betala till utländska leverantörer. Om du bara gör affärer inom Sverige klarar du dig oftast med vanligt kontonummer, men det skadar inte att ha IBAN redo om en utländsk kund vill betala.
Vid ansökan om EU-bidrag eller deltagande i internationella upphandlingar efterfrågas ofta både VAT-nummer och IBAN. Att ha dessa uppgifter tillgängliga snabbar upp processen och visar att du har ordning på din administration.
Vanliga misstag och hur du undviker dem
Ett av de vanligaste misstagen är att skriva momsregistreringsnumret med bindestreck eller mellanslag. Numret ska alltid skrivas i ett svep: SE556123456701, inte SE 5561-234567-01. Fel format kan leda till att fakturan inte godkänns eller att momskontroller misslyckas.
Ett annat vanligt fel är att använda gammalt eller felaktigt VAT-nummer vid EU-handel. Kontrollera alltid motpartens nummer i VIES-databasen innan du fakturerar utan moms. Om numret visar sig vara ogiltigt riskerar du att få betala momsen själv.
När det gäller IBAN är det viktigt att inte förväxla det med vanligt kontonummer. IBAN är längre och har en specifik struktur. Att ange fel nummer vid en internationell betalning kan leda till att pengarna hamnar fel eller studsar tillbaka, med förseningar och extra avgifter som följd.
Sammanfattning av de viktigaste numren
Momsregistreringsnumret identifierar ditt företag i momssystemet och ska finnas på alla fakturor. Det byggs på organisationsnummer eller personnummer med landskod och kontrollsiffror. VAT-nummer är den internationella benämningen på samma sak och används vid handel inom EU.
IBAN är ditt internationella kontonummer och behövs för gränsöverskridande betalningar. Tillsammans med BIC-koden säkerställer det att pengarna når rätt bank och rätt konto. Båda numren hittar du via din internetbank.
Att ha koll på dessa nummer är en grundläggande del av att driva företag, särskilt om du har internationella affärsrelationer. Genom att samla informationen på ett ställe och dubbelkolla att du använder rätt format undviker du onödiga problem och förseningar i din verksamhet. Det handlar inte om komplicerad byråkrati utan om praktiska verktyg som gör det möjligt att handla, fakturera och ta emot betalningar på ett säkert och korrekt sätt.
